成功活動必備元素,3大QR code報到用法及萬用技巧丨EventXtra

二維碼QR code(Quick-response code)在近年盛行,在雜誌上、大型廣告商、甚至在手機上也能看得見。舉辦大型展覽活動時,除了使用QR code作宣傳活動的渠道,利用QR code作報到工具,好處多了呢!以下分享商家們在舉行活動時,最常見的QR code 3個應用方式。

QR code在大型活動上的應用

不論在活動前、中、後,QR code可以助你在市場調查、籌備活動或者是跟進工作中事半功倍。

  • 採用QR code活動報到系統

作為大型活動的主辦人,第一印象對參加者有十分的關鍵性。要擺脫傳統的排隊方式,利用QR code簽到是你的不二之選。傳統的報到方式需要很長的排隊時間,也需要在賓客名單上逐一找尋名字。在進場的票據加入QR code,你的活動人員可以使用掃描器進行快速簽到,即時觀察進場的人數和速度,配合實時資訊和通知,管理活動流程時便能更得心應手。

  • 運用QR code交換名片資訊

透過一些活動APP,參加者的個人資料可以存在個人化的QR code內,一經掃描便輕鬆獲取對方的資料,代替傳統派發名片的麻煩,也不用怕遺失。透過電子化社交,可以拓展個人網絡,連絡潛在客戶。主辦單位亦能透過數據分析,了解哪位賓客是最活躍的社交人物,掌握最重要的參加者或展覽廠商,下次再度邀請。

  • 利用QR code拓展與來賓互動

活動QR code不僅方便使用者連結到一個網站,從而使人們在小冊子或廣告上獲取最新資訊;還可以連接到活動後的問卷調查,或者是加入有趣味性的小遊戲 ,和參加者互動。在活動的最後,主辦單位亦能透過掃描來賓的個人QR code派發紀念品。

在大型活動使用QR code的注意事項

現在你應該了解到QR code在舉辦大型展覽時帶來的好處,不過在使用QR code之前,活動單位記得要留意一些注意事項喔!

  1. 確保活動場地提供穩定網絡

由於QR code 掃描系統需要網絡才能運作,因此活動單位如要加入QR code行銷,在選擇活動場地時應考慮場地能否提供Wi-Fi,或3G或以上的網絡,避免因掃碼失敗而影響使用者,甚至是整個活動的體驗喔!

2. 租借智能裝置/打印機

如活動採用QR code 報到,活動單位需要提供一些配備相機掃描功能的裝置,例如手機、平板電腦作簽到使用。另外,如需要為參加者即場列印識別證,活動單位可能也要租借相應的識別證打印機。

3. 為參加者建立個人QR code

採用QRcode 簽到時,除了要考慮租借智能裝置/打印機,活動單位還要為每個參加者提供專屬的QR code電子票據。馬上介紹EventXtra如何協助活動單位把個人資料轉換成QR code,免費試用EventXtra活動簽到系統,為參加者們打造個人化的電子門票吧!

EventXtra逐步助你生成個人化QR code

1. 上載參加者名單

活動單位可以通過創建EventXtra的線上報名表格,收集參加者的個人資料。當參加者填寫表格後,他們的資料會直接上載到報名系統當中。假如你並不是使用EventXtra線上報名表格,你可以在 “Attendees” 版面自行上載參加者的Excel檔案。

2. 經電郵發送電子門票

上載參加者名單後,你可以馬上進入EventXtra平台的電郵系統,創建或選擇你喜歡的電郵範本,並把含有QR code的電郵發送給所選的參加者後,他們便會即時收到由系統自動生產的專屬的QR code電子門票,讓你不用再費時在網上搜尋QR code轉換器。

A screenshot of a cell phone
Description automatically generated

3. 打造簡潔又好看的個人化識別證

無論你的活動人數多少,只需輕鬆數鍵就能生產出大量的QR code電子門票,而且這個QR code不單單只是電子門票,還是參加者獨有的電子卡片。當參加者報到後,他們可以透過掃描對方的QR code,與場內其他的參加者交換個人資料,把對方的資料即時存到指定的手機app當中,那就不用再害怕掉失重要的卡片了啦!

A screenshot of a social media post
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準備好在活動上採用QR code報到系統了嗎?

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至今起EventXtra已獲得超過6,000場企業活動遍及全球35國家採用,全球多個客戶一致好評,而EventXtra活動簽到系統更是簡單易用,大大縮減了參加者註冊時間,致力為活動參加者打造升級的活動體驗。

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